Bepaal je budget – Emotionele valkuil of zegen?

Creative Director

Al vele jaren werken we met veel plezier voor, maar vooral mét klanten aan interessante projecten. We helpen ze op weg, bedenken creatieve oplossingen en realiseren samen hun doelstellingen. Toch blijft het noemen van een budget voor velen een probleem. Het is altijd beter om vooraf een budget te krijgen waar we ons naar kunnen richten. Hier lees je onze bevindingen en tips over het vaststellen van budgetten.

Inhoudsopgave van dit blog

  • Wederzijds vertrouwen bij budgetten
  • Lada of Mercedes
  • Opmerkingen die wij vaak horen over een budget
  • Voordelen van een budget
  • 7 tips voor het vaststellen van een budget
  • Afspraak is afspraak

Een verstandig bedrijf reserveert een budget voor marketing- en communicatie doeleinden. En toch verloopt het afstemmen van een offerte in de aanloopfase vaak krampachtig omdat de klant niet voldoende over zijn begroting nagedacht heeft, of deze niet bekend wil maken.
Wij denken vaak na over waarom dit zo is. Is dit omdat er nog niks is en we feitelijk nog over luchtkastelen praten? Is je vertrouwen beschadigd door een eerdere slechte ervaring? Heb je wellicht een bedrag in gedachten dat je niet wilt prijsgeven?

Wederzijds vertrouwen bij budgetten

Meer dan 50% van de bedrijven overschrijdt regelmatig hun budget. Een goede partner zijn van je klant is voor ons daarom extreem belangrijk.
Samenwerken is elkaar 100% kunnen vertrouwen, dat staat bij ons centraal! Klanten vertrouwen erop dat wij hun professioneel, vertrouwelijk en onvoorwaardelijk helpen. Ze gaan ervan uit dat wij onze vakkennis en marktervaring voor hun bedrijf en doelstellingen inzetten.
Wij vertrouwen erop dat onze klanten stoer zijn, onze visie en ervaring volgen en uiteindelijk de rekening betalen. Iedereen gelukkig.

Lada of Mercedes

Wat wij vaker zien is dat de verwachtingspatronen en aanzichten met betrekking tot het budget soms ver uit elkaar liggen. Veel (voornamelijk nieuwe of potentiële) klanten durven geen budget te noemen omdat ze bang zijn dat hun vertrouwen geschonden wordt. Zij zien niet dat wij ook een sprong in het diepe nemen, omdat onze expertise, vertrouwen en enthousiasme net zo gemakkelijk misbruikt kan worden.
Wij zijn daarom heel blij als een klant ons een budget geeft, zodat wij een passende oplossing kunnen bieden die voldoet aan zijn verwachtingen.

Als we voelen dat een klant twijfelt of hij een budget moet noemen, dan vragen we vaak met een knipoog; “wil je een Lada of een Mercedes rijden”? Er zit een kern van waarheid in deze vraag, want het budget bepaalt de uiteindelijke oplossing, niet de ambitie en het verwachtingspatroon van de klant.

Wij staan open voor eerlijke feedback

Wij zouden echt graag willen weten waarom het zo moeilijk is om over een budget te praten. We waarderen het zeer als je ons dit in vertrouwen wilt uitleggen.
Email versturen

Opmerkingen die wij vaak horen over een budget

Als we naar een budget vragen krijgen we deze 3 dingen vaak te horen:

1 – “Wat kost een website, dan kijk ik of het in mijn budget past”

Dit is een faire vraag, maar je moet éérst bepalen wat je wilt en kunt uitgeven aan een website. Daarbij zoek je dan een passende partner die je juiste oplossing biedt die netjes binnen je begroting valt.

Daar komt bij dat de prijs voor een website moeilijk op voorhand te beantwoorden is, omdat dit volledig afhankelijk van de ambitie, wensen en technische functionaliteiten. Om deze vraag te beantwoorden hebben we een pagina gemaakt waar je een website offerte kunt aanvragen.
Vaak horen we dan: “Oei, dat is wel een uitgebreid formulier. Kun je niet globaal een prijs geven?” Dat kunnen we, maar deze prijs slaat vaak de plank mis omdat we geen rekening kunnen houden met jouw specifieke wensen en eisen.

Onze tip: Neem de tijd voor het opstellen van een briefing en een vrijblijvend intake gesprek om de mogelijkheden samen te bespreken. Vaak zijn niet al je wensen nodig en is er een betere oplossing mogelijk waar je als klant niet aan denkt. En deze kan zelfs goedkoper uitvallen.

2 – “Stuur ons eerst een offerte, dan kijken we wel verder”

Als wij een vraag voor een potentieel project krijgen, dan nemen we eerst contact op om te zien of de aanvraag serieus is. We kriigen heel veel “open vragen” van potentiële klanten die zich daarna niet meer melden.
In het opstellen van een offerte gaat snel 3-6 uur tijd zitten. Meestal onbetaald!
De klant gaat dan verschillende offertes vergelijken en een keuze maken. De goedkoopste oplossing wint dan meestal, zelden ‘de beste’.
Bij dat soort klanten krijgen we ook vaak geen afwijzing of feedback. Dit noemen wij de “ghost klant”.

Onze tip: Betaal voor je offerteaanvraag. Hierdoor krijg je een heel andere motivatie terug en bouw je een sterke relatie die niet gebaseerd is op de centjes maar op inhoud.

3 – “We hebben voor een concurrent gekozen met een goedkopere prijs”

Dit is natuurlijk heel begrijpelijk en het goed recht van elke klant. Maar vaak is dit te voorkomen als ze vooraf hun budget noemen. Dan zoek we samen naar een haalbare oplossing voor het gebudgetteerde bedrag. Die oplossing is uiteraard net zo creatief en effectief, alleen zit die anders in elkaar om binnen de begroting te blijven.

Onze tip: Neem contact op om te zien of we alles goed begrepen hebben. Het kan zijn dat we over appels en peren praten en moeten we ons afstemmen op gezamenlijke oplossing die binnen je budget past.

Voordelen van een budget

Na de eerste gemeenschappelijke samenwerking is het budget meestal geen probleem meer omdat er wederzijds vertrouwen is. Er zijn legio voordelen voor open communicatie over het budget, waaronder:

  • We kunnen binnen het budget een team met de juiste partners samenstellen.
  • We kunnen scherpe prijsafspraken maken, ook met onze partners, omdat ze weten waar ze aan toe zijn.
  • We kunnen de juiste middelen inzetten om het bereik te vergroten en het resultaat te verbeteren.
  • We kunnen het project gemakkelijker in fasen opdelen om het budget te ontlasten.
  • We weten wat we van elkaar mogen verwachten omdat alles uitgesproken is.

7 tips voor het vaststellen van een budget

Bij het budgetteren van een project stel je vast wat de kosten mogen zijn voor de uitvoering. Een begroting maakt inzichtelijk wat de financiële (te verwachten) gevolgen zijn voor het uitvoeren van een project over een bepaalde periode.
Dit zijn onze tips voor het vaststellen van jouw budget:

  1. Stel een briefing op: voordat je je gaat oriënteren, maak een document waarin al je wensen en eisen staan voor het project.
  2. Vraag verschillende offertes aan: oriënteer je bij maximaal 3 aanbieders zodat je een goed beeld van de mogelijkheden én verschillen hebt.
    Let op: goedkoper is niet altijd beter!
  3. Plan ver vooruit: maak altijd een budgettering voor een langere periode. Een jaar is optimaal.
  4. Creëer een uitvoerplan: stel een plan op voor de uitvoering van het project zodat je inzicht hebt in de status vs kosten.
  5. Houd je aan de deadlines: als deadlines niet gehaald worden dan moeten er meer uren gedraaid worden waar extra kosten aan verbonden zijn.
  6. Vraag om tussentijdse facturaties: betaal nooit alles pas achteraf. Vraag je aanbieder om deelfacturen te sturen. Hiermee kun je het budget beter bewaken en de status van het project beoordelen.
  7. Bouw risicoreserves in: door deze onvooerziene kosten mee te nemen voorkom je dat er geen ruimte is voor voortschrijdend inzicht of veranderingen in de aanpak.

Afspraak is afspraak

Wij overschrijden het budget per definitie niet, want afspraak is afspraak. Daarom roepen we opdrachtgevers op om echt stoer te zijn en hun budget te noemen als ze met ons willen samenwerken. Dan maken wij een realistische offerte en kunnen we ontspannen en met plezier samenwerken. Samen vinden we altijd een oplossing!

Heb je een opdracht en wil je met ons samenwerken?

Laat ons weten welke ambitie je hebt en hoe wij je het beste kunnen helpen.

Start jouw stoer project